Nilai Guna Arsip Yang Memiliki Kegunaan Dalam Bidang Keuangan Adalah?

A. Landasan Pemikiran Memenuhi amanat Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, khususnya pada Bab II Pasal 4, Departemen Keuangan Republik Indonesia merasa wajib memenuhi dan menindaklanjuti substansi materi yang terkandung dalam Surat Edaran Menko Wasbangpan Nomor : 197/KMK.WASPAN/5/1999, tanggal 6 Mei 1999 tentang Akuisisi Arsip Orde Baru. Langkah pertama adalah mempersiapkan pedoman sebagai petunjuk pelaksanaan dalam rangka menjawab kebutuhan teknis konsultatif mengenai garis besar akuisisi arsip Orde Baru pada unit-unit organisasi di lingkungan Departemen Keuangan. Pedoman ini secara garis besar menguraikan substansi materi yang mencakup ruang lingkup, materi arsip, dan pelaksanaan akuisisi, untuk memungkinkan semua unit kerja dapat mengambil keputusan dalam rangka akuisisi tersebut agar memperoleh gambaran yang jelas dan dapat mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk merealisasikannya. Arsip pada hakekatnya adalah sebuah endapan informasi terekam dalam bentuk dan corak apapun yang tercipta dengan sendirinya apabila sesuatu kegiatan dalam rangka pelaksanaan fungsi sesuatu instansi/organisasi itu berjalan. Dalam hubungan ini dapat dikatakan bahwa arsip merupakan bukti pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti transaksi instansi yang bersangkutan. Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan bukti transaksi, penggunaan arsip harus memperhatikan ketentuan-ketentuan hukum yang berlaku, baik aspek pertanggungjawaban administrasi (akuntabilitas) maupun keterbukaan informasinya (akses pada arsipnya). Sebagai endapan informasi terekam, arsip merupakan sebuah substansi informasi, selain informasi yang berguna bagi instansi penciptanya sendiri (nilai guna primer) juga informasi yang berguna bagi instansi atau pihak lain dalam rangka kehidupan berbangsa dan bernegara (nilai guna sekunder). Akuisisi arsip harus mempertimbangkan dua hal utama, yaitu aspek pembangunan sebagai bangsa Indonesia dan aspek teknis kearsipan. Aspek pembangunan sebagai bangsa diwujudkan melalui pengumpulan bukti-bukti pertanggungjawaban nasional yang terekam dalam bentuk arsip, sebagai warisan budaya bangsa yang berfungsi mempertegas simpul-simpul pemersatu bangsa. Dari aspek teknis diharapkan Departemen Keuangan mampu melakukan penilaian dan seleksi arsip yang memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional, khususnya menyangkut fungsi dan peran unit kerja masing-masing. Penyerahan arsip yang bernilaiguna pertanggungjawaban nasional ke Arsip Nasional Republik Indonesia adalah dalam rangka pelestarian dan pewarisan informasi, sebagai memori kolektif kehidupan berbangsa dan bernegara mengenai keberadaan dan peran Departemen Keuangan, kepada generasi bangsa Indonesia yang akan datang. Dengan demikian setiap unit kerja di lingkungan Departemen Keuangan baik di tingkat pusat maupun di tingkat daerah, memperoleh kesempatan yang sama untuk melestarikan dan menyampaikan informasi mengenai keberadaan dan peran serta yang bermakna bagi bangsa dan negara kepada generasi mendatang. Untuk melaksanakan penyerahan tersebut diperlukan pemahaman aspek teknis kearsipan, khususnya menyangkut pendataan, Inventarisasi, penilaian, dan prosedur penyerahannya ke Arsip Nasional Republik Indonesia/Arsip Nasional Wilayah untuk memungkinkan pelaksanaan akuisisi arsip secara efektif dan efisien. Arsip Orde Baru di lingkungan Departemen Keuangan merupakan endapan informasi terekam mengenai pelaksanaan kegiatan Departemen Keuangan di masa Orde Baru, dari tahun 1967 s.d. tahun 1998, sebagai suatu tahapan perjalanan sejarah pembangunan berbangsa dan bernegara. Sebagai endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi atau transaksi yang melekat pada fungsi kelembagaan, akuisisi arsip Orde Baru mencakup seluruh arsip bernilaiguna pertanggungjawaban nasional baik di tingkat pusat maupun daerah selama periode Kabinet Ampera dan Kabinet Pembangunan I sampai dengan VII. Disadari bahwa secara teknis kearsipan tidak mungkin untuk dibuat batas putus sesuai periode kabinet atau berjalannya suatu orde pemerintahan, karena kesinambungan fungsi dan administrasi pemerintahan akan tercermin pada arsip dan tidak selalu identik dengan batasan politis atau kronologis. Karena itu dalam pelaksanaannya dimungkinkan untuk menyerahkan arsip pada periode sebelum tahun 1967 atau sesudah tahun 1998, tergantung dari pertimbangan teknis kearsipan. Untuk itu diperlukan petugas-petugas kearsipan di lingkungan Departemen Keuangan dengan kemampuan teknis memadai di setiap unit kerjanya, dan bila perlu dipersiapkan secara khusus melalui pendidikan pelatihan khusus, apresiasi, dan sosialisasi. Arsip Orde Baru, sebagai endapan informasi pertanggungjawaban nasional pada kurun waktu tersebut, adalah suatu keharusan yang diamanatkan rakyat sebagaimana dapat dilihat pada esensi Undang-Undang Nomor 7/1971. Begitu besar perubahan fenomena kebangsaan, Bangsa Indonesia selama periode Kabinet Ampera dan Kabinet Pembangunan, baik menyangkut aspek sosial, politik, ekonomi, dan budaya maupun wawasan kebangsaan yang sangat bermanfaat untuk diteliti, dipelajari dan direnungkan untuk membuat proyeksi bagi pembangunan nasional di masa depan dan sekaligus sebagai informasi kepada generasi mendatang mengenai bagaimana para pendahulunya bertanggungjawab kepada bangsa dan negara. Merupakan kewajiban bagi Departemen Keuangan untuk melestarikan, mewariskan dan memberikan informasi pertanggungjawaban nasional secara lengkap, obyektif, efisien dan efektif kepada generasi mendatang. Dalam hal ini arsip yang dapat diakuisisi adalah arsip yang tercipta di lingkungan Departemen Keuangan yang memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional, atau arsip yang selama ini dikenal sebagai arsip bernilai guna sekunder. Nilai tersebut dapat berupa nilai guna kebaktian ( evidential ) baik mengenai keberadaan instansi penciptanya maupun puncak prestasi intelektual orisinal dan atau berisi informasi ( informational ) mengenai tokoh nasional/orang perorangan, lembaga/organisasi, tempat, dan fenomena yang melekat pada peristiwa bersekala nasional. Dengan demikian setiap akuisisi harus melalui proses pendataan, Inventarisasi, penilaian, dan prosedur yang jelas sesuai dengan ketentuan teknis kearsipan. B. Maksud dan Tujuan Maksud Pedoman ini adalah untuk memberikan pemahaman mengenai garis besar dan ketentuan teknis tentang Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru di lingkungan Departemen Keuangan. Adapun tujuannya adalah membantu agar pada Pejabat/Pegawai Departemen Keuangan mampu melaksanakan penilaian arsip dalam rangka penyusutan volume di unit kerja masing-masing sehingga tercapai/tercipta : 1. Peningkatan pengamanan dan penyelamatan dokumen/arsip penting Departemen Keuangan dari bahaya kemusnahan. 2. Pelestarian bukti pertanggungjawaban nasional bagi generasi bangsa masa mendatang. 3. Penyempurnaan sistem pengelolaan dokumen/arsip secara menyeluruh di lingkungan Departemen Keuangan. 4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pemanfaatan ruangan kantor. 5. Meningkatkan kesadaran para Pejabat/Pegawai di lingkungan Departemen Keuangan akan pentingnya arsip. C. Pengertian Untuk memperoleh persamaan persepsi dalam memahami pedoman ini, perlu dipahami istilah-istilah sebagai berikut : 1. Akuisisi Arsip adalah proses perluasan khasanah arsip ANRI dengan cara menerima arsip bernilaiguna pertanggungjawaban nasional atau arsip statis dari unit-unit organisasi di lingkungan Departemen Keuangan. 2. Arsip adalah naskah-naskah sebagaimana dimaksud Pasal 1 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yaitu : a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan; b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 3. Nilai Guna Arsip Nilai guna arsip ialah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi nilai guna primer dan nilai guna sekunder. a. Nilai guna primer ialah nilai arsip didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi : 1) Nilai Guna Administasi Nilai guna administrasi adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. Arsip-arsip yang berisikan hal-hal yang berkaitan dengan perumusan dan pelaksanaan kebijaksanaan umumnya mempunyai nilai guna tinggi dan perlu disimpan lebih lama daripada arsip-arsip yang sifatnya hanya untuk menunjang kegiatan rutin sehari-hari. 2) Nilai Guna Hukum Arsip mempunyai nilai guna hukum apabila berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Arsip-arsip yang mempunyai nilai guna hukum antara lain adalah arsip-arsip yang berisikan keputusan/ketetapan, perjanjian, bahan-bahan bukti peradilan dan sebagainya. 3) Nilai Guna Keuangan Arsip yang mempunyai nilai guna keuangan adalah arsip yang berisikan segala hal ikhwal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan, misalnya arsip-arsip tentang anggaran belanja, pertanggungjawaban keuangan, pembukuan, laporan keuangan, laporan pemeriksaan keuangan dan lain sebagainya. 4) Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi Arsip yang bernilaiguna ilmiah dan teknologi mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil/akibat penelitian murni atau penelitian terapan. Apabila data tersebut tidak dimanfaatkan secara langsung atau tidak diterbitkan, maka arsip-arsip ini mempunyai jangka waktu simpan/retensi yang lama. b. Nilaiguna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan/atau kepentingan umum di luar lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder meliputi : 1) Nilai Guna Kebuktian Nilai guna kebaktian ( evidential ) terdiri dari jenis-jenis arsip yang berisikan : a) Bukti keberadaan suatu organisasi atau lembaga. b) Bukti tentang prestasi intelektual di lembaga yang bersangkutan. Arsip mempunyai nilai guna bukti keberadaan suatu lembaga apabila mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur, fungsi dan kegiatan yang dilaksanakan serta hasil/akibat kegiatannya itu. Arsip-arsip semacam ini diperlukan bagi pemerintah/perusahaan karena dapat digunakan sebagai pemandu untuk menyelesaikan masalah-masalah yang serupa bagi mereka yang berminat di bidang administrasi negara/perusahaan. Sedangkan Arsip yang bernilaiguna prestasi intelektual adalah arsip yang berisi informasi tentang suatu prestasi/hasil karya yang sangat menonjol dan original dalam pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga yang bersangkutan. 2) Nilai Guna Informasional Nilai arsip pada arsip yang bernilai guna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya. 4. Arsip Nasional Republik Indonesia, selanjutnya disingkat menjadi ANRI, meliputi Arsip Nasional Republik Indonesia Pusat dan Arsip Nasional Wilayah. 5. Arsip Dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi pada seluruh unit-unit organisasi di lingkungan Departemen Keuangan. 6. Arsip Aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi pada seluruh unit-unit organisasi di lingkungan Departemen Keuangan. 7. Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi pada seluruh unit-unit organisasi di lingkungan Departemen Keuangan telah menurun. 8. Arsip Statis, menurut Pasal 2 huruf b. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok kearsipan adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. 9. Arsip yang tidak bernilaiguna adalah arsip yang telah habis jangka simpannya sebagai arsip bernilaiguna primer dan tidak memiliki nilai guna sekunder. 10. Berita acara penyerahan arsip adalah akta serah terima arsip antara ANRI dengan suatu instansi pencipta arsip. 11. Daftar Pertelaan Arsip adalah sebagaimana dimaksud dalam Surat Edaran Kepala ANRI Nomor : 01/SE/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif. Pada prinsipnya adalah daftar yang berisi susunan teratur butir-butir berkas sesuai dengan seri arsip yang harus disimpan sementara, dimusnahkan, atau diserahkan ke ANRI sebagai arsip statis. 12. Jadwal retensi Arsip adalah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 Peraturan Pemerintah Nomor 34/1979 tentang Penyusutan Arsip, yaitu daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai gunanya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip. 13. Lembaga pencipta arsip adalah instansi/organisasi, atau satuan kerja dalam struktur organisasi instansi, yang memiliki fungsi otonomi memadai untuk melaksanakan fungsinya. 14. Penataan Arsip adalah pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan layanan temu balik ( retrieval ). 15. Klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip atas dasar persamaan masalah secara logis dan sistematis yang dituangkan dalam bentuk kode klasifikasi dengan contoh antara lain sebagai berikut : 1) DL = Pendidikan dan Latihan 2) HK = Hukum 3) HM = Hubungan Masyarakat 4) KL = Kerjasama Luar Negeri 5) KP = Kepegawaian 6) KU = Keuangan 7) OT = Organisasi dan Ketatalaksanaan 8) PL = Perlengkapan 9) PM = Penanaman Modal 10) PR = Perencanaan 11) TU = Ketatausahan 12) PJ = Perpajakan 13) BC = Bea Cukai 14), dst, Dikembangkan sesuai dengan kebutuhan. 16. Pendataan Arsip adalah proses pengumpulan data arsip di suatu instansi untuk memperoleh informasi mengenai jenis arsip, tahun, jumlah/volume, media, kondisi fisik, lokasi dan kondisi penyimpanan, dan keterangan lainnya. 17. Inventarisasi arsip adalah proses lanjutan dari pengumpulan data arsip (penilaian awal) di suatu instansi untuk memperoleh informasi mengenai klasifikasi, tahun, deskripsi, media, volume, jenis arsip, retensi, dan keterangan lainnya. 18. Penilaian Arsip adalah proses menentukan waktu kapan suatu arsip harus disusutkan berdasarkan nilai gunanya. Penilaian mencakup jenis arsip, tanggal arsip0, volume, retensi, media arsip, dan nilai guna arsip. 19. Penyusutan Arsip adalah sebagaimana diatur pada Pasal 2 PP No.34 Tahun 1979 tentang Penyutusan Arsip, yaitu berupa kegiatan pengurangan arsip dengan cara : a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing. b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. 20. Seri arsip adalah arsip atau himpunan arsip sebagai satu unit informasi yang digunakan, dipindahkan, diserahkan, atau dimusnahkan sebagai satu kesatuan. 21. Tim Akuisisi Arsip Tingkat Nasional, adalah Tim yang dibentuk di ANRI yang mempunyai tugas mempersiapkan dan mengkoordinasikan pelaksanaan akuisisi secara nasional. Tim Akuisisi Arsip Tingkat Nasional juga dibentuk di tiap Arsip Nasional Wilayah yang disebut dengan Tim Akuisisi Arsip Nasional Wilayah. 22. Tim Khusus Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan di lingkungan Departemen Keuangan adalah Tim yang dibentuk oleh Departemen Keuangan berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan No.473/KMK.03.01/1999 tanggal 5 Oktober 1999 yang mempunyai tugas melakukan apresiasi dan sosialisasi kepada unit-unit/satuan organisasi di lingkungan Departemen Keuangan mengenai teknis pelaksanaan akuisisi arsip-arsip yang bernilai pertanggungjawaban nasional, pendataan arsip, penilaian arsip, mengkoordinasikan pelaksanaan akuisisi, dan membuat laporan kepada Menteri Keuangan. 23. Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang mempunyai tugas/fungsi melakukan pengurusan dan pengendalian surat, penyimpanan dan penyajian arsip inaktif, serta melakukan penyusutan arsip di lingkungannya. 24. Unit Pengolah adalah satuan kerja yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi. D. Dasar Hukum 1. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (LN 1971 No.32, TLN No.2964); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (LN 1979 No.51, TLN No.3151); 3. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 1994 tentang Pedoman Pelaksanaan Aggaran Pendapatan dan Belanja Negara sebagaimana telah diubah/ditambah terakhir dengan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997; 4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 136 Tahun 1999 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen; 5. Surat Edaran Menko Wasbang Pan Nomor : 197/KMK.WASPAN/5/1999 tanggal 6 Mei 1999 tentang Akuisisi Arsip Orde Baru. 6. Keputusan Menteri Keuangan Nomor : KEP-405/KMK/6/4/1975 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Keuangan sebagaimana telah diubah dan ditambah terakhir dengan Keputusan Menteri Keuangan Nomor : 54/KMK.01/1999; 7. Keputusan Menteri Keuangan Nomor : 473/KMK.01/1999 tentang Tim Khusus Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan di lingkungan Departemen Keuangan; 8. Keputusan Kepala Arsip Nasional Nomor : KN.20/66/36/1999 tentang Tim Nasional Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Pembangunan. A. Arsip Orde Baru Dari aspek materi akuisisi arsip orde baru menyangkut hal-hal sebagai berikut : 1. Secara umum yang dimaksud arsip Orde Baru adalah arsip yang tercipta di instansi-instansi pemerintah dalam kurun waktu 1967-1998. namun demikian, batas waktu tersebut bersifat fleksibel. Secara teknis, mengakuisisi arsip tidak dapat ditentukan secara batas putus berbasarkan tahun, karena informasi dalam arsip merupakan rangkaian kegiatan yang berkesinambungan. Oleh karena itu untuk melakukan akuisisi harus memperhatikan perubahan sistem kearsipan, serta perubahan tugas dan fungsi kelembagaan suatu instansi. Dengan demikian tidak tertutup kemungkinan arsip-arsip yang terakuisisi berasal dari waktu sebelum tahun 1967 atau sesudah tahun 1998. 2. Unit pengolah/pencipta arsip mencakup seluruh satuan kerja di lingkungan Departemen Keuangan sejak Kabinet Ampera sampai dengan Kabinet Pembangunan VII. Dengan demikian akuisisi mencakup arsip dari semua satuan kerja di lingkungan Departemen Keuangan yang ada sebagai konsekuensi dari penyelenggaraan sebagai tugas umum pemerintah dan pembangunan di bidang keuangan, perubahannya, baik di tingkat pusat maupun di tingkat daerah. 3. Arsip Orde Baru mencakup semua arsip yang tercipta karena pelaksanaan fungsi organisasi di lingkungan Departemen Keuangan pada periode tersebut, baik yang masih aktif, inaktif, maupun statis. 4. Substansi informasi arsip yang diakuisisi, mencakup seluruh aspek kegiatan administrasi pemerintahan pada lembaga pencipta arsip dan dilakukan secara selektif terutama yang bernilaiguna pertanggungjawaban nasional. 5. Untuk memperoleh gambaran pasti mengenai materi arsip, tiap unit Kearsipan di lingkungan Departemen Keuangan perlu melakukan pendataan dan Inventarisasi arsip. 6. Untuk memperoleh gambaran jelas dan menentukan mengenai arsip yang bernilaiguna pertanggungjawaban nasional, Tim Khusus Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan Departemen Keuangan perlu melakukan penilaian arsip di seluruh satuan kerja di lingkungan Departemen Keuangan. 7. Arsip Orde Baru di lingkungan Departemen Keuangan yang akan didata, diinventarisir, dinilai, dan diserahkan ke ANRI/ANWIL adalah bukan dokumen/arsip dalam arti lembar per lembar tetapi arsip yang sudah disusun secara memberkas, yang cara pemberkasannya ada 3 macam bentuk, yaitu : a. Dosier : adalah berkas arsip yang ditata/disusun atas dasar kesamaan urusan atau kegiatan. Contoh : berkas penyempurnaan organisasi Ditjen Bea dan Cukai tahun 1985, Berkas arsip tersebut meliputi dokumen-dokumen mulai dari terbitnya Inpres 4 Tahun 1985 sampai dengan ditetapkannya Keputusan Menteri Keuangan tentang Penyempurnaan Organisasi Ditjen Bea dan Cukai, yang terdiri dari : 1) Inpres Nomor 4 Tahun 1985; 2) Pokok-pokok pikiran untuk penyempurnaan organisasi Ditjen Bea dan Cukai sebagai pelaksanaan Inpres Nomor 4 Tahun 1985; 3) Surat usulan Dirjen Bea dan Cukai kepada Menteri Keuangan beserta lampirannya; 4) Dokumen-dokumen hasil pembahasan bersama intern Departemen Keuangan (antara Ditjen Bea dan Cukai dengan Sekretariat Jenderal/Biro Organda); 5) Dokumen-dokumen pendukung hasil analisa pengukuran beban kerja/analisa jabatan, nota dinas telaahan Kepala Biro Organda kepada Sekretaris Jenderal, dan Nota Dinas Sekretaris Jenderal kepada Menteri Keuangan; 6) Surat usulan Menteri Keuangan kepada Menpan beserta lampirannya (Rancangan Keputusan Presiden dan Keputusan Menteri Keuangan tentang Penyempurnaan Organisasi dan Tata Kerja Ditjen Bea dan Cukai); 7) Dokumen hasil-hasil pembahasan antara Departemen Keuangan dengan Staf Kantor Menpan; 8) Keputusan Presiden Republik Indonesia tentang Penyempurnaan Susunan Organisasi Ditjen Bea dan Cukai; 9) Surat persetujuan Menpan kepada Menteri Keuangan beserta lampirannya berupa Rancangan Keputusan Menteri Keuangan tentang Penyempurnaan Organisasi dan Tata Kerja Ditjen Bea dan Cukai yang sudah disetujui. 10) Surat Keputusan Menteri Keuangan tentang Penyempurnaan Organisasi dan Tata Kerja Ditjen Bea dan Cukai (termasuk verbalnya). b. Rubrik : adalah berkas arsip yang ditata/disusun atas dasar kesamaan masalah. Contoh : 1) Masalah cuti; 2) Masalah tagihan; 3) Masalah perbankan. c. Serie : adalah berkas arsip yang ditata/disusun atas dasar kesamaan jenis. Contoh : 1) Kumpulan Keputusan Menteri Keuangan; 2) Kumpulan Keputusan Presiden; 3) Kumpulan Surat Edaran Menpan. B. Arsip Bernilaiguna Pertanggungjawaban Nasional Secara garis besar arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional dapat dibedakan menjadi dua, yaitu : 1. Secara bernilai guna evidential (kebuktian/keberadaan), yaitu arsip yang antara lain berisi : a. Bukti keberadaan sesuatu institusi; dan atau b. Bukti tentang prestasi intelektual di instansi bersangkutan. Penjelasan mengenai hal tersebut dapat dikemukakan sebagai berikut : a. Arsip yang bernilai bukti keberadaan adalah arsip yang memuat informasi tentang bagaimana suatu lembaga diciptakan, dikembangkan,dirubah, atau diatur serta informasi tentang pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga yang bersangkutan. Contoh : 1) Produk hukum yang bersifat pengaturan, termasuk risalah-risalah yang memuat tentang proses penyusunannya, misalnya : – Keputusan Presiden Nomor 16 Tahun 1994 tentang Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Contoh : 2) Produk hukum yang bersifat penetapan termasuk risalah yang memuat informasi tentang proses penetapannya, misalnya : – Keputusan Menteri Keuangan tentang Likuidasi Bank-bank. – Kontrak/transaksi yang diadakan oleh unit organisasi/instansi yang mempunyai akibat yuridis dan umum yang bersifat nasional/internasional, mulai dari latar belakang yang merupakan pokok-pokok pikiran dan proses ditetapkannya kontrak/transaksi tersebut; b. Bukti tentang prestasi intelektual adalah arsip yang berisi informasi tentang suatu prestasi/hasil karya yang sangat menonjol dan orisinil dalam pelaksanaan tugas dan fungsi instansi yang bersangkutan, misalnya : 1) Kebijaksanaan di bidang ekonomi, fiskal dan moneter yang bersifat nasional maupun internasional serta latar belakang yang merupakan pokok-pokok pikiran dan proses ditetapkannya kebijakan tersebut; 2) Kebijakan tentang Kemudahan Pelaksanaan Ekspor/Impor. 2. Arsip bernilaiguna informasional, yaitu arsip-arsip yang memuat informasi tentang lembaga/organisasi, tempat, fenomena, yang melekat pada peristiwa yang memiliki makna berskala nasional, dan perorangan atau tokoh pimpinan unit organisasi/instansi Pemerintah yang dapat dikategorikan sebagai tokoh nasional. a. Arsip tentang Lembaga/Organisasi : Contoh : 1) Arsip organisasi dan tata kerja Ditjen Moneter dengan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 12/KMK.01/1979 tanggal 13 Januari 1979. 2) Sejarah suatu unit organisasi/instansi serta latar belakangnya. 3) Prosedur dan tata kerja suatu unit organisasi. b. Arsip tentang tempat. Contoh : Arsip tentang Program Pembukaan Lahan Gambut Sejuat Hektar di Kalimantan Tengah. c. Arsip tentang fenomena. Contoh : Arsip mengenai meningkatnya pengangguran dan tindak kejahatan di Indonesia akibat krisis moneter. d. Arsip tentang peristiwa. Contoh : Penyelundupan mobil mewah oleh Roby Cahyadi. e. Arsip tentang tokoh nasional. Contoh : 1) Arsip tentang Menteri Keuangan Republik Indonesia. 2) Arsip tentang Tokoh Perjuangan Oeang Repoeblik Indonesia (ORI). C. Sumber Daya Manusia Untuk mendukung proses akuisisi, Departemen Keuangan perlu mempersiapkan sumber daya manusia yang mampu melakukan seluruh proses akuisisi, dengan jalan memberikan penyuluhan kepada tenaga kearsipan sehingga mampu menangani secara teknis pelaksanaan akuisisi arsip. D. Sarana Setiap unit kerja harus mempersiapkan sarana yang diperlukan dalam pelaksanaan akuisisi, mencakup kegiatan pendataan, penataan, penilaian, dan penyerahaan arsip di lingkungnnya masing-masing.

Nilai guna arsip apa saja?

Bicara tentang arsip, tidak sedikit orang yang menganggap arsip hanya sebuah tumpukan kertas berdebu, kotor dan tidak penting sama sekali. Tidak jarang anggapan tersebut menjadikan keberadaan arsip sangat terabaikan, baik untuk skala individu, kelompok atau golongan.

1. Penyelenggaraan kearsipan khususnya pengelolaan arsip masih sangat dikesampingkan dibandingkan dengan penyelenggaraan bidang kesehatan, keuangan dan bidang bidang strategis lainnya.
2. Padahal penyelenggaraan kearsipan tidak kalah penting dan perlu diperhatikan pula, karena setiap arsip yang tercipta pasti memiliki sebuah nilai guna.

Nilai guna yang terkandung dalam arsip sangat menyokong keberlangsungan berbagai bidang strategis. Banyak orang yang belum mengenal nilai guna yang terkandung pada arsip, Oleh karena itu, perlu mengenalkan serta memberikan pemahaman tentang macam macam nilai guna sebuah arsip.

Secara umum nilai guna arsip dibagi menjadi dua, yaitu nilai guna primer dan nilai guna skunder.I.Nilai Guna Primer Nilai guna primer arsip merupakan sebuah nilai yang terkandung dalam arsip dengan kegunaan administrasi, hukum dan keuangan bagi pencipta arsip. Untuk lebih detailnya, nilai guna adminstriasi merupakan sebuah nilai guna yang berkaitan dengan penunjang pelaksanaan kebijakan beserta tanggungjawab jika sebuah pelaksanaan kebijakan sudah selesai dilaksanakan.

Nilai guna hukum merupakan nilai arsip yang memiliki kekuatan hukum dalam melaksanakan berbagai macam hak dan kewajiban yang telah diatur sedemikian rupa. Sedangkan nilai guna keuangan merupakan nilai guna yang mencakup perencanaan hingga pertanggungjawaban dari sebuah transaksi keuangan yang sudah dilaksanakan atau sedang berlangsung.

Seluruh nilai guna tersebut termasuk dalam nilai guna primer arsip. II.Nilai Guna Sekunder Nilai guna sekunder merupakan sebuah nilai yang terkandung dalam sebuah arsip yang kegunaan utamanya untuk kalangan diluar pencipta arsip. Nilai sekunder meliputi nilai guna kebuktian, informasional dan intrinsik.

Maksud dari nilai guna kebuktian adalah sebuah nilai yang terkandung dalam sebuah arsip yang dapat membuktikan sebuah keberadaan akan suatu hal yang dirasa sangat penting dan menarik. Keberadaan arsip tersebut dapat dijadikan sebagai salah satu bukti yang sangat kuat.

• Untuk arsip bernilai guna informasional adalah sebuah arsip yang mengandung informasi agar dapat dimanfaatkan oleh banyak kalangan, baik untuk pemanfaatan penelitian atau memiliki informasi sejarah yang menarik.
• Sedangkan untuk arsip bernilai guna intrinstik merupakan sebuah nilai yang dimiliki arsip yang cenderung pada fisik arsip diantaranya isi, struktur, konteks dan karekter yang bersifat unik.

Ketiga macam nilai guna tersebut termasuk kedalam nila guna sekunder arsip. Secara garis besar, jika kita dapat mengenal dan memahami arsip dari berbagai macam nilai gunanya baik primer maupun sekunder maka diharapkan tidak ada presepsi bahwa arsip hanyalah sebuah tumpukan kertas kotor, penuh debu dan tidak penting.

Apa saja nilai guna sekunder?

Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan/atau kepentingan umum di luar lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional.